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初めて「ヒト」を採用した場合の必要な手続きと書類

初めて「ヒト」を採用したとき


初めて社員やアルバイトといった「ヒト」を採用する場合、様々な手続きが必要となります。

  • 労働条件を書面にて通知することが、法律で定められています。
  • 労働保険にも加入しなければなりません。
  • 健康保険や厚生年金など社会保険は、従業員の人数によって加入義務があります。
  • 給与支払事業者になるため、税務署に届出をしなくてはなりません。

雇用契約書の締結


雇用者には、労働条件通知書も兼ねた雇用契約書を交わします。雇用形態に関わらず必要とされています。

労働条件通知書とは、労働条件を明確に記した書面です。労働基準法に必ず記載しなければいけない項目が定められており、書面で採用者に交付をします。

ただし、雇用契約書に労働条件通知書の内容を記載してもよいため、雇用契約書に必要な記載事項を含めて、双方が署名捺印することが多いようです。

労働条件通知書の記載必須項目


労働条件通知書に記載する必要がある項目は以下の通りです。パート・アルバイト・契約社員などの場合は、昇給・退職手当・賞与の有無も記載する必要があります。

  • 契約の期間
  • 更新の有無とその基準
  • 就業場所
  • 始業・終業の時刻、休憩時間、休日・休暇、交替制勤務制の場合は就業時転換に関する事項
  • 賃金の決定・計算・支払方法・締切・支払日
  • 業務内容
  • 解雇の事由を含む退職についての事項

従業員から書類回収


雇用手続きを行うため、従業員から主に以下の書類などを提出してもらう必要があります。新卒や扶養家族がいるなど従業員の各事情によって、必要となる書類は多少異なります。

  • 履歴書、職務経歴書
  • 住民記載事項証明書
  • 給与所得者の扶養控除等申請書
  • 年金手帳
  • 健康保険被扶養者(異動)届
  • 雇用保険被保険者証
  • 通勤手当支給申請書
  • 口座振込依頼書

税金関係の手続き


人を雇用し給与を支払うことになると、所得税源泉徴収することになります。このため、税務署へ関係書類を届出する必要があります。

税金関係の手続き一覧

社会保険の手続き


手続きが必要な社会保険は以下の3つです。まず、雇用者・従業員のそれぞれに加入義務があるかどうかを確認します。

  • 健康保険
  • 介護保険
  • 厚生年金

加入義務のある雇用者


以下に当てはまる雇用者は社会保険に加入する義務が生じます。ただし、一部のサービス業(飲食店や税理士事務所等)、農業、漁業は5人以上の従業員がいても任意加入となります。

  • 全ての法人
  • 個人事業で常時5人以上の従業員が働いている場合

加入対象となる従業員


以下に当てはまる従業員は加入対象となります。

  • 常時雇用される従業員

正社員以外の、パート・アルバイトなどの雇用形態の場合は、労働日数・労働時間を基準に、以下の条件を全て満たすならば、常時雇用される従業員として加入対象となります。

  • 1か月の所定労働日数が一般社員の概ね4分の3以上である場合
  • 1日又は1週の所定労働時間が一般社員の概ね4分の3以上である場合

社会保険の手続き一覧

労働保険の手続き


労災保険雇用保険労働保険と呼ばれるものです。それぞれ加入義務があるかを確認します。

雇用者は全ての法人・個人事業(農林水産業で常時5人未満の事業所は任意)に加入義務があります。労災保険は、家族以外の従業員を雇った場合に、加入しなければなりません。アルバイトも対象です。

雇用保険の場合は、1週間の所定労働時間が20時間以上で31日以上の雇用見込がある従業員を雇用した場合に、対象となります。

労働保険の手続きは、以下の通り、事業によって異なります。

  • 一元適用事業とは二元適用事業以外 をいいます。
    労災保険と雇用保険の手続きをまとめて行うことができます。
  • 二元適用事業とは農林漁業・建設業等 をいいます。
    労災保険と雇用保険の手続きを別に行うことになります。

一元適用事業 : 労働保険の手続き一覧

二元適用事業 : 労働保険の手続き一覧

まとめ


「ヒト」を雇うことになると様々な手続きが必要になります。企業や事業にとって「ヒト」はとても大切な経営資源であり、成長には欠かすことができません。働きやすい環境づくりのためにも雇用に伴う手続きは適時適切に実施していく必要があります。

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